文書管理を使ってしっかりと保存しましょう

便利な機能で上手に管理

文書の管理が上手な人ほど、仕事ができるように見えることがあります。大切な文書だからこそ、スムーズに保存・管理し必要なときに出せるようにしておきましょう。

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文書管理でできること

PCを操作する人

ストレスを感じないファイル管理

膨大な数の文書があると、誰が保管し管理しているのかなどが分からなくなってしまう場合があります。また、個人で管理する場合は、紛失などの不安もあるため気軽に保管場所を決めることができません。しかし、文書管理を利用することでそういった手間や不安を解消することができるのです。ソフトを使ってパソコンに保管することができるため、簡単なマウス操作やアップロード・ダウンロードで効率的に管理することができます。その他にも、文書ごとにアクセス権を設定することができるため、しっかりと情報を守ることができます。こういったことの他に文書管理のソフトを更新しても、過去に保存した文書の内容を確認することができます。最大で10世代分は保存することができるため資料の数が膨大になっても、気軽に保管することができるでしょう。また、以前の文書状態に戻ることも可能なため様々な使い方をすることができます。

自動取り込みと簡単な検索方法

書類上の文書を保存する際、スキャナーを使ってデータ化しているという人も少なくありません。しかし、仕事の合間をぬってデータ化した文書を保存し忘れてしまったという人も多く存在します。大切な書類は、しっかりと保存しておかなければトラブルに繋がってしまったり、紛失の原因になってしまったりするため、書類の管理には十分な注意が必要と言われています。そういった時に便利なのが、文書管理ソフトなのです。このソフトを事前にパソコンにインストールしておくことで、スキャナーで読み込んだ書類を自動的に保存することができます。自動的に保存することができれば、書類の保存忘れや紛失などの恐れもないため安心して使い続けることができると共に、保存する手間を省くことができるため時間にも余裕を持つことができるでしょう。こういった事のほかにも、簡単に文書を探すことができます。関連する書類を一覧で表示することができるため、一つひとつファイルを開かなくても直ぐに見つけることができるのです。その他にも、添付されたテキストなどを含んで検索できる簡易全文検索機能というものがついているため探している文書を簡単に見つけることができます。このように、自動保存・簡易全文検索機能をうまく利用すれば、今までよりも文書管理の方法が楽になるでしょう。

アプリ機能も充実している

文書管理用のソフトには、様々な種類のアプリが入っているためいろんな方法で利用することができます。例えば、伝言や所在を確認する便利な機能は、沢山の社員を抱える企業では便利に有効的に使うことができます。行動予定表に、社員一人ひとりの予定などを入力しておけば何処に居るのか、出勤しているのか休みなのかを瞬時に確認することができるでしょう。その他にも、外部からの電話などがあった場合は担当者宛に伝言を残すことができるため伝え忘れを防ぐことができます。また、外出中の社員にも伝えたい内容のメモを登録することで手持ちのモバイルに送信することができるため、メモ書きを残したり、頻繁に電話をかけて確認をしたりする手間を省くことができます。

アプリ機能の主な内容

アプリの種類は全部で25個あるため、いろんな使い方をすることができます。例えば、回覧やレポート内容を管理したり、議事録や来訪者管理をしたりすることができます。回覧やレポートの内容をアプリで管理することができれば、簡単にレポート内容の確認をすることができ、改善点などを見つけることができます。議事録や来訪者の管理をすることができれば、いつ取引先相手が来たかを記録しておくことができるため、日程をうまく組み立てることができるでしょう。こういったことの他にも、様々な方法でアプリを使うことができるめ、文書管理ソフトを利用してみてください。

使い方は企業によって変わる

男の人と女の人

自社運用で効率を上げよう

こういった方法で管理したい、こういったふうに運用したいというイメージができている人は、そのイメージに近い方法を活用してみましょう。

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